Recouvrement des créances : 5 meilleures pratiques pour éviter les impayés

Recouvrement des créances : 5 meilleures pratiques pour éviter les impayés
15 janvier 2020 1 Comment Entrepreneuriat admin

Recouvrement des créances : d’où viennent vos impayés ? Comment éviter les impayés, les décalages de paiements de vos factures et les tensions de trésorerie chaque mois ?

recouvrement des créances
recouvrement des créances

Vous découvrirez dans cet article les meilleures pratiques de recouvrement des créances pour PME. Appliquées, ces pratiques suffiront largement à vous redonner une bonne santé financière et rééquilibrer vos comptes.

1ERE PARTIE : LES IMPAYES AVANT LA BANQUE

Commencez par éliminer les excuses « bidons » utilisées par vos débiteurs. 80% des justifications évoquées pour le non-paiement des factures ressemblent à peu près à ça :

« Madame, je n’ai reçu votre facture seulement qu’hier, comme on est déjà le 10 du mois, je vous programme en priorité le règlement pour le mois prochain » « OUUHH ! J’ai complètement oublié, fallait me rappeler avant, revenez sans faute la semaine prochaine je vous paierais… » «  Ah bon !? Pourtant je n’ai reçu aucune facture, sinon vous me connaissez, je ne traîne pas d’habitude avec ce genre de truc. »

Ces phrases vous disent quelques choses ? Les vivez-vous au quotidien ? Ce sont les trois (3) excuses les plus courantes qu’évoquent vos débiteurs. Voici les pratiques de recouvrement des créances les plus efficaces pour les éliminer.

1. Distribuer vos factures dans les délais pour éviter les décalages de paiements.
Si vous déposez vos factures le 5 du mois, n’espérez pas être payé avant le 15 quand bien même il soit mentionné sur votre facture « 8 jours à compter de la date de réception ». Les entreprises comme les particuliers (ceux-là sont les pires) ont leurs priorités et les retardataires seront toujours renvoyés aux prochaines entrées de trésorerie. Idem pour les recouvrements des créances par prélèvements bancaires. Déposez vos disquettes à la banque dans les délais.

2. Faites décharger vos factures pour éliminer l’excuse « je n’ai pas reçu votre facture »
La décharge en recouvrement des créances joue un rôle de dissuasion, de rappel et d’engagement au débiteur. Ne commettez pas l’erreur commune de faire décharger uniquement votre copie de facture et de remettre l’originale non déchargée au débiteur.

3. Connaissez-vous certains de vos fournisseurs qui commettent cette erreur ? Comment vous les traitez ?
Assurez-vous que votre débiteur détienne une preuve de la réception de la facture avec une décharge comportant le nom, la date, l’heure et le visa de celui qui décharge.

4. La relance est la seule technique de rappel pour ceux qui « oublient » involontairement ou volontairement
La plupart d’entre nous ne sont pas à l’aise avec cette technique parce qu’ils sont partagés entre l’image d’un créancier « fun » pour fidéliser la clientèle   et l’image d’un créancier « vorace » intéressé uniquement que par le gain. C’est pourquoi, nous préférons envoyer les courriers de relance à nos débiteurs plusieurs jours, semaines ou mois après la date de fin d’échéance de la facture. Avez-vous cette pratique ? Etes-vous content des résultats ?

Les experts du recouvrement des créances savent que la relance se pratique avant la date d’échéance de l’évènement pour que votre débiteur n’oublie pas. Comment procédez-vous quand vous voulez qu’un proche ou quelqu’un n’oublie pas de faire une action importante pour vous ?  Je vous laisse une minute pour répondre. Si vous avez dit « vous lui passez un coup de fil quelque temps avant » c’est gagné. Vous pouvez aussi envoyer un sms de rappel ou un courriel 24 à 48 H avant la date d’échéance. L’objectif c’est qu’il ne dise pas « OUUUHH ! Désolé, j’ai complètement oublié ! ».

Ensuite, s’il ne s’est pas exécuté 48 à 72 H après la date d’échéance, vous lui envoyez à ce moment-là un courrier de relance en mentionnant la date et le moyen que vous avez utilisé  pour lui rappeler le paiement votre facture.

Important !  Ne mentionnez-jamais « première relance » en objet de votre  courrier de relance sinon votre débiteur attendra tranquillement la ou les relances suivantes avant de s’exécuter.

2EME PARTIE : LES IMPAYES BANCAIRES

« Absence de mentions obligatoires », « Données faciales invalides »,  « Défaut de provisions », « Signature non conforme », comment éliminer ces motifs d’impayés ?

Dans cette deuxième partie : les meilleures pratiques de recouvrement des créances pour éliminer les impayés bancaires, les créances irrécouvrables et sécuriser vos ventes de produits et services.

Formez vos agents aux techniques de recouvrement des créances à prévenir les chèques impayés. Il faut savoir que les « mauvais débiteurs » ne vous informeront jamais de leur trésorerie désastreuse. Ils tenteront de déguiser leur défaut de provision en banque par des erreurs intentionnelles au moment de libeller leurs chèques.

Connaissez-vous des exemples de motifs de chèques impayés pour des raisons autres que le défaut de provision ?

Il s’agit des raisons suivantes : absences de mentions obligatoires, données faciales invalides, signatures non conformes, contrôler les 5 mentions obligatoires du chèque lors d’un recouvrement des créances.

Pour éliminer d’avance les motifs d’impayés bancaires, vous devez former le(s) agent (s) qui collecte (nt) les chèques à contrôler systématiquement la présence des  5 mentions obligatoires du chèque.

Voici les 5 mentions obligatoires du chèque sont : le montant en chiffre, le montant en lettre, le nom du bénéficiaire, le lieu et la date d’émission du chèque, la signature.

Contrôler les pratiques d’écritures susceptibles de provoquer le rejet pour données faciales invalides. Ils existent plusieurs de ces pratiques. En voici quelques-unes :

  • Erreurs, ratures ou surcharges sur le montant en lettres, le nom du bénéficiaire ou le lieu et date d’émission du chèque
  • Signature hors de la zone indiquée à cet effet ou débordant sur la bande électronique du code du chèque appelée ligne CMC7 afin de brouiller l’identification de la valeur par le scanner de la banque.
Mettre sous surveillance vos comptes bancaires à la recherche des retours d’impayés

Les contrôles de vos chèques avant le dépôt en banque ne peut pas lutter contre les motifs de rejet tels le défaut de provision et les signatures non conformes. Car, c’est votre débiteur qui a le monopole de la bonne information (signature conforme, provision sur le compte).

Votre seule option est de détecter et récupérer très rapidement vos chèques impayés afin de faire le recouvrement des créances au mieux avant qu’elles se transforment en créances litigieuses, irrécouvrables ou en contentieux.

Nous vous présentons un nombre d’outil de détection et de récupération rapide des impayés avec leurs avantages et inconvénients.

Description de la
technique
Avantages Inconvénients
La surveillance
physique des
comptes bancaires Un agent du
recouvrement des
créances se
rend régulièrement (chaque jour si
possible) dans les
agences bancaires 
pour récupérer les chèques impayés
disponibles    
Très grande rapidité de détection des impayés s’il est effectué régulièrement en fonction des dépôts en banque
Garantie
l’exhaustivité de l’information
sur les chèques
impayés en
éliminant les
erreurs ou les
groupages
d’écritures
bancaires
Permet une
réaction et un
recouvrement
des créances
très rapide
parfois avant
l’exécution
complète du
service vendu
ou de la
livraison du
bien vendu
Consomme beaucoup d’heures de travail si vous disposez de plus de deux comptes bancaires de dépôt Requiert un agent de recouvrement à temps plein dédié à cette tâche  
Le rapprochement bancaire Un agent comptable ou du recouvrement des créances établit régulièrement (chaque jour si possible) une corrélation entre les chèques déposés à l’encaissement à la banque et les chèques encaissés effectivement inscrits sur les relevés bancaires afin de détecter les chèques impayés et procéder au recouvrement
des créances
Détection très rapide des impayés s’il est effectué régulièrement en fonction des dépôts en banque Permet l’interpellation rapide du débiteur l’invitant à régulariser le chèque impayé avant la récupération physique du chèque impayé Requiert un moyen rapide et mise à jour de récupération physique ou électronique du relevé des mouvements bancaires Ne permet pas de connaître les motifs de rejet et de proposer un recouvrement des créances adéquat Ne permet pas de détecter les chèques impayés en cas d’erreurs d’écritures bancaires ou de groupages d’écritures des chèques déposés à l’encaissement

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REGIS AMON
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  1. 1

    Bogui aude karen

    J ai trouvé ces pratiques de préventions très intéressantes

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